Eres emprendedor o pequeño o mediano empresario y una de tus preocupaciones es cómo tener una administración eficiente sin tener estudios de licenciatura o especialidades en administración, y que ello  no te signifique una carga más a cuestas. Te comento que en éste artículo te doy algunas ideas que te pueden ayudar a definir el tamaño de tu administración.

1.- Cuando pensamos en administración una de las ideas que nos viene a la mente son las oficinas burocráticas por las que transitan papeles y más papeles, y que a la larga se vuelve una traba en la solución de los problemas de las empresas. Considero que una de las primeras decisiones que debieras tomar en cuanto al tamaño de la administración de tu empresa, es que su tamaño debiera tener una relación directa con el tamaño de tu propia empresa, así empresas pequeñas administraciones pequeñas, y así sucesivamente acorde a tus propias necesidades.

2.- Ahora bien independiente del tamaño de tu empresa sería conveniente que la administración de tu empresa sea una verdadera administración con resultados eficientes. Esto es, quien sea el administrador de tu empresa debiera tener muy claro en primer lugar, a donde quiere llevar a la empresa y cuáles son los recursos con que cuenta para poder lograr sus objetivos; debiera saber con certeza donde se encuentra parado, respecto a la situación interna de la empresa como al entorno que le rodea en el ámbito externo. Y además, tener la habilidad para poder adaptar sus propósitos a las condiciones cambiantes del momento. Esto es tener planes de trabajo flexibles en el que se involucre a todo el personal de la empresa.

3.- Saber a dónde se quiere llegar es básico, pero también lo es hacer que los recursos con que cuenta la empresa sean armoniosos para cumplir con los objetivos establecidos. Para ello, la administración debiera darle un orden y una organización a todos los recursos con que cuenta, se trate de personas, bienes materiales o de las finanzas. Es decir, por ejemplo cada una de las personas que trabaja en la empresa, debiera conocer los objetivos de la misma, debiera saber con certeza las funciones que le toca desempeñar; así como conocer las relaciones que debe establecer con las otras personas que integran la empresa.

4.- No sólo las relaciones y funciones de las personas debieran ser precisas y específicas. También las personas debieran contar con el equipo necesario para cumplir sus funciones y además conocer cómo utilizar los recursos materiales con que cuenta la empresa, ya se trate de cualquier tipo de equipo o maquinaria, de mobiliario o de enseres, en el entendido que éstos son los medios materiales que se utilizan para cumplir con los objetivos marcados, por lo que el uso eficiente de los mismos es tarea de vigilancia y supervisión de la administración.

5- Si todo el personal sabe a dónde se quiere llevar a la empresa, en algún momento también querrá conocer cómo su trabajo ha contribuido en los resultados finales, es decir, si se ha cumplido con los objetivos trazados. Y no sólo ese  puede ser un deseo del personal en general, sino de forma muy importante lo debiera ser de quienes toman las decisiones en la empresa; estos últimos debieran contar con elementos medibles que les permitan tomar las decisiones del rumbo del negocio. Por ello, la administración debiera contar con resultados por escrito, y para ello debe implementar controles que le permitan ir midiendo el desempeño de lo que se hace en la empresa, siendo esté otro de los elemento a considerar en la administración.

6.- Finalmente, la dirección es vital en el rumbo de la empresa, por tanto, la empresa debiera estar dotada de al menos un líder que tome las decisiones. Esto es, de acuerdo al tamaño de la empresa, habrá decisiones pequeñas y otras grandes, que deberá tomar el director o los mandos intermedios de la empresa. Considerando como factor unificador, el que todos van hacia el mismo rumbo.

Y ahora cómo se hace lo anterior, bueno de acuerdo a las capacidades y habilidades de quien lleve la administración, sin embargo, construir la administración debiera ser una tarea simple, poco costosa, en permanente retroalimentación, y sobre todo una administración eficiente. De ahí que sí el administrador no cuenta con los elementos mínimos de la administración, la capacitación es fundamental para poder construir una administración eficiente.

Cabe señalar, que de acuerdo al tamaño y condiciones de cada empresa, el administrador en ocasiones es el mismo dueño de la empresa, y en otras es un cargo que se delega en otra persona de su confianza; de cualquier forma tanto administrador y/o director deben estár en sincronización de las acciones que se realizan  y hablar el mismo idioma; y en ese sentido la capacitación debiera ser para ambos, si es el caso de ser distintos. Así la comunicación en sintonía y el desarrollo de habilidades ahorra tiempo, dinero y esfuerzo.

Si te has atrevido a transitar por el mundo de los negocios, considera también que eres capaz de desarrollar los talentos para administrar tu negocio; sin importar tu preparación o si tienes títulos universitarios. Si te has atrevido a llevar a adelante un negocio, te atreverás a aprender desde lo más elemental de la organización y las finanzas de tu propio negocio, capacítate..

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