6 tip´s para que tus instrucciones se cumplan

Eres él o la jefa de tu pequeño negocio y las instrucciones que das a tus empleados no se llevan a cabo o se hacen incompletas. Dar instrucciones es un arte, por lo que ser   jefe/jefa no significa que posees la habilidad para dar instrucciones.  Aquí te doy algunos tips para que tus instrucciones se cumplan en tiempo y forma.

Primero.- Tus instrucciones deben ser claras y precisas. Cuando le solicites a uno de tus empleados que realice una actividad, siempre especifica exactamente lo que quieres, como lo quieres, que resultados esperas.  Asegúrate que tu empleado tenga claro lo que estás ordenando, tal vez, puedas hacer que repita la instrucción que acabas de dar, a modo de tener la certeza que la instrucción es clara, y que no quedan dudas.

Segundo.- Siempre especifica lo que esperas de tu empleado. Si tu empleado sabe que esperas de él, sentirá un mayor compromiso en realizar su trabajo. También tendrá la certeza de ser observado y evaluado; y como consecuencia su desempeño podría ser eficiente y eficaz.

Establece el tiempo que esperas se realice tus instrucciones. Si la actividad a desarrollar requiere de un periodo, ya sea medio o largo, marca metas pequeñas y un cronograma de actividades, que indique como quieres que se avance.

Tercero.- Para llevar a cabo las instrucciones, asegúrate que tu empleado tenga a su alcance todos los medios que requiere para cumplir. Dependiendo de la naturaleza de tu orden, tal vez requiera de material o equipo, de algún conocimiento específico, o de experiencia, o un presupuesto, etc.  Sería conveniente que tu empleado se sienta involucrado en el asunto, sino es así, da pequeños argumentos que den contexto a tu instrucción.

Cuarto.- Si tus instrucciones son transmitidas por escrito, ya sea en memorándums, o mensajes electrónicos, es mucho mejor, ya que dejas constancia de tu solicitud.  Así también, ambos tendrán el asunto entre sus pendientes, y siempre podrán recordarlo. De otra forma, tus ordenes se pueden perder en el aire.  Si por la naturaleza de tu instrucción, no es posible darla por escrito; tú sí debieras llevar el registro de esas instrucciones, el hecho de hacerlo, implica que a ti no se te va a olvidar.

Quinto.- Siempre da seguimiento del avance de tu requerimiento. Al llevar un registro de tus instrucciones, ya sea en un libreta que lleves siempre contigo, o por algún medio electrónico a tu alcance, significa que tú siempre tienes el control. Nunca des una instrucción, si a ésta no le haces su seguimiento. Hacerlo, es dejarla al libre albedrio de tu empleado, tanto la forma de actuar, como el tiempo de realización, que puede no ser lo que tu esperas como resultado.

Si no te es posible hacer el seguimiento directo, lo puedes controlar de forma indirecta, a través de un tercero, quien se encargará de llevar el seguimiento directo.  Es decir, debieras delegar en jefes intermedios o supervisores, quienes te reporten directamente a ti los resultados alcanzados, así como los pormenores del caso que sea necesario destacar.

Sexto.- Al recibir el resultado, procura realizar algún comentario. Éste puede ser de beneplácito por el resultado o la forma que se actuó; o de desaprobación, porque los resultados no fueron los óptimos,  ya sea porque aunque los resultados fueron satisfactorios, la forma de actuar no lo fue; o no se hizo el suficiente esfuerzo para cumplir a cabalidad. Como quiera que sea siempre se asertivo, esto te ayudará a generar  tu  autoridad ante  tus empleados, además podrás construir el camino para tener lazos de confianza con tu personal.

Te recomiendo que sí  sigues estos pasos simples,  te aseguro que las instrucciones en tu pequeña o mediana empresa se cumplirán y por tanto llegarán a un resultado lo mas cercano a lo esperado. Además que tendrás el control y dirección sobre las acciones de tu pequeño negocio. Y en la medida que tú estés presente en los resultados, ya sea directa o indirectamente, también podrás sentar las bases para que en el futuro las acciones se transformen de cantidad en calidad.

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Comments

  1. Como los anteriores: muy bueno y con instrucciones precisas. Saludos, gracias

  2. Avatar for Erendira Germàn Yescas : agosto 17, 2011 at 11:00 pm

    Entendido anotado y en operación.

  3. Avatar for Erendira maria dolores : agosto 23, 2011 at 5:30 pm

    da gusto… parece de sentido común… ¿pero entonces, porque no sucede?

    • Avatar for Erendira pyme destreza : agosto 30, 2011 at 6:09 pm

      Gracias Lolita. Te comento que no existen recetas mágicas, hay muchos elementos en juego que tambien hay que tomar en cuenta. Paciencia, apertura y humildad son ingredientes que hay que agregar.

  4. Avatar for Erendira Maricruz Salvador : agosto 29, 2011 at 9:37 pm

    Erendira, que opinas de conocer y respetar la personalidad de cada empleado o cultura de la localidad ya que algunas personas no estan acostumbradas a ciertos procesos esto me pasa sobre todo en provincia que la gente no tiene el sentido de urgencia y les desagrada ser controlados

    • Avatar for Erendira pyme destreza : agosto 30, 2011 at 6:04 pm

      Maricruz, yo opino que en las cuestiones de organización debierá existir la adaptación a las circunstancia particulares de cada caso. Es cierto que en toda empresa vamos a encontrar diversas personalidades; de ahí el ojo y la experiencia del administrador para sacar el mayor potencial a cada una de las personas de su organización, de acuerdo a las circunstancia particulares; sobre todo respetando a las personas y evitando que ellas se sientan controladas. Es importante entender que una organización no puede funcionar sin las personas, y de ahí que las empresas deben invertir en la inducción al personal; es decir, hacer sentir al personal que son parte importante de la empresas, y hacer incapie en que la suma de los resultados de cada uno es ell resultado de la empresa. En suma que se pongan la camiseta.
      Por otro lado, quienes vivimos en las grandes urbes tenemos un ritmo distinto de las ciudades pequeñas o medianas, y aún mas de las rurales. Nuestros niveles de stress son mayores y siempre corremos, creo que tambien tenemos que aprender a bajar nuestra velocidad y angustia, que además nos beneficia a nuestra salud. La gente de provincia tiene que enseñarnos mucho a los citadinos de grandes urbes, así que aprehendamos.

      • Avatar for Erendira Rosana Tapia : mayo 9, 2012 at 2:59 pm

        Yo agregaría que es importante ser congruentes con lo que se les pide a los empleados, si ya tiene también otras solicitudes por cumplir y que en el camino además se les añadan más que imposibiliten la realización completa de lo que se les pidió, será difícil hacer eficiente y controlado el resultado. Para evitar esto hay que informarse de lo que están realizando, su valoración en tiempo y si surge una eventualidad que sea reportada para ver prioridades y urgencias y así hacer un verdadero equipo.
        Un comentario más, en Alemania los proyectos se hacen con UN AÑO DE ANTICIPACIÓN, o sea que se dan bastante tiempo para realizarlo bien y sin estrés. Esto es la cultura de la buena organización que en Latinoamérica no tenemos.

        • Gracias Rosa Ana, estoy de acuerdo contigo la congruencia, la supervisión y la planeación son parte de la dirección efectiva

  5. […] quieres? Ya en otros artículos anteriores, he escrito de como dar tus instrucciones para tener el control y como hacer tus controles. Ahora continúo con estos temas para proporcionarte más ideas de cómo […]

  6. […] En seguimientos a mi artículo anterior, de “6 tip`s para que tus instrucciones se ejecuten”, y dada la relevancia que presenta el que las instrucciones que des en tu negocio se lleven a cabo, tal como lo quieres tú, te agrego otros tips que complementan los anteriores, y que puedes llevar a la practica para tener el control de tu empresa. […]

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