Alguna vez te has preguntado cómo ha sido la historia de tu empresa, la has  visto en números. Acaso ¿tienes el registro numérico de lo que pasa en tu empresa?. Consideras que el control de los números es tarea de los contadores.   Sabías que tener el  registro de una base de datos de lo que acontece en tu empresa, es el insumo para tener la fotografía de lo está pasando, lo que pasó o lo que va a pasar. Aquí te doy algunas ideas al respecto.

1. Qué flojera podrías pensar, cómo voy a registrar toda la información. Y en verdad esta es una tarea que al principio puede parecer aburrida y sin sentido, pero en la medida que vas incorporando información tendrás mayores elementos que te acompañen en la toma de decisiones.

2.-   Entonces ahora viene la pregunta, qué es lo que tengo o quiero registrar. Bueno esta es una decisión que tú tendrás que tomar. Sin embargo, te propongo que hagas antes un ejercicio haciendo una lista de lo que en principio puede serte útil,  cada registro que hagas en tu lista será una variable.  Enumera todo lo que se te ocurra, y ve dando una jerarquía a lo que es urgente, pero también a lo que es más importante. Luego empieza a jugar, pensando qué harías con la información de cada uno de las variables que has enlistado, pensando en hacer cruces de información de una o varias variables. Tal vez puedas identificar, que si tienes esa información de forma sistemática y ordenada te pueda ser de mucha utilidad.

3. Los ejemplos de los registros de variables más evidentes, son los registros de las ventas y los gastos. Sin embargo, el mundo de los números puede ir mucho más allá. Por ejemplo, si además de las ventas vas registrando a tus clientes, podrás conocer la importancia de cada uno de ellos, e implementar políticas específicas para los principales clientes, y otras para motivar el incremento de ventas de aquellos que por ahora no son tan importantes.   Sabes por ejemplo, el número de veces que los clientes vienen a tu negocio y no encuentran lo que buscan, tienes acaso el registro de ello, y te has dado a la tarea para que la próxima vez lo encuentren. Te das cuenta que esa es la demanda de tu mercado, y que si la atiendes puedes incrementar tus ventas. Acaso por ejemplo tienes el registro de las veces que tus clientes hacen reclamos por la calidad de tus servicios. En fin son una infinidad de ejemplos como negocios que se pueden encontrar, pero para ti en particular, esa es una tarea que puedes iniciar teniendo objetivos claros y precisos; inicia con lo más sencillo.

4.- Cuando tengas identificadas las variables a las que les vas a dar seguimiento, procede el diseño de los formatos o bases de datos. Esta puede ser una tarea desde la más simple a la más sofisticada, dependiendo de tus habilidades y/o de los recursos que tengas para que alguien más lo haga, pero cuidado tú siempre debes tener el control.  Yo te sugiero que empieces de lo más simple utilizando una hoja de cálculo, que te permita facilitarte el manejo de tu información. Diseña los títulos de columna y filas y ve haciendo tus registros todos los días, para que no se te acumule el trabajo; cuando te des cuenta ya tendrás información valiosa.

5.- Ten cuidado de no trabajar en vano, también hacer registros por hacerlos no tiene ningún sentido. Nunca lo hagas, ya que sólo estarás perdiendo tu tiempo. Si vas a llevar el registro o control de tu información, por favor úsala, conozco casos de información que nadie revisa, y nadie usa. Eso es desperdicio de tiempo y esfuerzo.

En suma, no tengas miedo de empezar a manejar bases de datos, éstas con el tiempo te van a ser muy útiles, te puedes sorprender de los resultados si lo haces con un objetivo previo. Existen seguramente muchas cosas que suceden día a día en tu empresa, y que no te has dado cuenta que le puedes sacar provecho si las vas registrando. No temas hacer éste trabajo, sólo te sugiero hacerlo con inteligencia. Tampoco pienses que es un trabajo en vano, de ti depende que en verdad te sea útil. Existe un abismo entre las empresas que llevan el control del comportamiento de sus variables y las que no lo llevan. Las primeras pueden saber a dónde van y/o corregir el rumbo a tiempo, las otras pueden estar ya en el pantano y no se han dado cuenta que están a punto de sucumbir.

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