Eres de los empresarios que pasa buen número de horas repitiendo la misma instrucción o el mismo procedimiento. Tu empleado hace las cosas, pero a su buen entender. Los resultados de productividad son bajos, por el desperdicio de tiempo de tus empleados. Qué hacer, aquí te comparto algunas ideas que te pueden ser utilidad para construir los procedimientos en tu empresa.

Instrucciones claras y precisas 

1.- Dar instrucciones, implica no sólo pedir lo que se desea que el empleado realice, también tiene que ver con la forma en que se solicita la haga la actividad o proceso. Una instrucción debe ser precisa y clara, especificando los resultados que esperas obtener. Y en tanto tus empleados vayan entendiendo el sistema de tu empresa, será necesario que ellos repitan la instrucción que van a realizar, para tanto ellos como tú, estén en la misma sincronía.

Identifica tus procedimientos

2.- En tu empresa existe un sin número de actividades, que se realizan de forma cotidiana, y cuando se hacen cada quien lo hace como le dicta su criterio? Este es un problema que te absorbe tiempo, ya que los resultados de la actividad no son siempre los mismos. Te recomiendo que involucres a tus empleados en la elaboración de los procesos que se hacen en tu negocio, no importa la actividad que sea, se trate de procesos sustantivos o de aquellos de menor importancia, pero que se tienen que hacer y por tanto son indispensables.  En este caso, cuando expliques cualquier proceso, solicita a tu empleado que anote los pasos que debe seguir. Una vez concluida la explicación del proceso, puedes proceder a revisar las notas, para cerciorarte que todo está incluido. Este procedimiento, al igual que otros que construyas de la misma forma, los puedes ir incorporando en una carpeta, de tal forma que estés construyendo el manual de procedimientos de la empresa.

El Manual de procedimientos

3.-  Los procedimientos anteriores debieran ser revisados y perfeccionados de acuerdo a las circunstancias que se van presentando en tu negocio. Cuando tengas unos procedimientos, revisa cuáles son los que te faltan y busca construirlos de la misma forma, hasta tener un manual de procedimientos por cada área de trabajo.

4.- Si pensaste que hacer los manuales de tu empresa, era una actividad que te llevaría mucho tiempo, con esta forma de construirlos, se ahorra parte de tu  tiempo  para hacerlos, de un lado, y del otro al involucrar a tus empleados, ellos se sentirán parte de esos mismos procesos. Con ellos matas dos pájaros con mismo tiro, construyes tus manuales de procedimientos, e incentivas a tus empleados a sentirse parte de la empresa. Al ser participes de la elaboración de los proceso, ellos mismos se comprometen a llevarlos a la práctica, así ,también  con  el tiempo que dedicabas a repetir procedimientos, estas mejorando la productividad de tu tiempo, al liberar tiempo para  destinarlo a realizar otras actividades en tu negocio.

En suma, la construcción de los controles que se requiere tener en la empresa para el desarrollo de las actividades que implica tu negocio, debiera ser un proceso que se haga prácticamente si sentirlo, y cuándo te des cuenta ya tienes todos tus procesos estandarizados y por escrito, de tal forma que estén accesibles a todos, tanto los viejos empleados como para los que se van integrando. Estos procedimientos los puedes establecer desde los más sencillos, como la limpieza del negocio, hasta los más complicados como la producción o la secuencia de las actividades de servicio, es decir, de lo que en tu negocio sean sustantivos.  Si estas esperando tener tiempo para sentarte a escribir tu mismo todos los procedimientos, puede que ese tiempo no llegué o llegue demasiado tarde.  Sin embargo quiero sugerirte que ésta tarea sea  una labor que debiera empezar por tus propias actividades, para que tú mismo te des cuenta de todo lo que haces, y en un futuro puedas delegar. Además también, con tus propios procedimientos y actividades, tú mismo te vas a dar una idea de cómo se debe ir haciendo, tanto en las cuestiones de contenido como en la forma.

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