Seguramente sientes que muchas de las actividades o proceso que se realizan en tu negocio no tienen el control, o éste es insuficiente, y precisamente por eso es importante que tú tengas la tranquilidad de contar con el detalle de toda la información de tu empresa, para eso sirven los controles. Pero y cómo se pueden establecer estos. Ahora te doy algunas ideas.

  1. Llevar controles en tu negocio, parte de tener un orden, es decir, el principal factor que interviene es que partas de ordenar y/o sistematizar lo que necesitas controlar. Así que te sugiero que te tomes un tiempo, que será muy valioso y de provecho para el futuro, para que te sientes a identificar todo lo que necesitas controlar. Elabora una lista y enumera los grandes agregados, luego identifica los desagregados.

2.- Una vez que has ordenado lo que tienes que controlar, empieza por jerarquizar esos grandes agregados. Esto es sólo como parte del orden, así podrás establecer una guía o programa de trabajo, es decir, lo que vas a desarrollar y los tiempos que te llevará desarrollarlos. Se estricto en ello, ya que entre más pronto tengas definidos tus controles, mas pronto los podrás llevar a la práctica. Deja tu programa de trabajo en un lugar visible, para que no lo olvides. Si te es muy complicado tener el tiempo para hacerlo, establece una estrategia que te obligue a avanzar, por ejemplo, llega una hora más temprano todos los días o al final de día dedica una hora exclusiva para ello, marca en un planeador el registro de las horas trabajadas en éste proyecto.  

3. Con el programa de trabajo definido, procede a diseñar tus controles. En primer lugar define cuál es el objetivo del formato o control que vas a establecer, de preferencia sería conveniente que lo diseñaras en un programa de hojas de cálculo, pero sino te es posible, diséñalo en lo que puedas, pero hazlo.

4.- Cuando tengas claro el objetivo del formato que vas a elaborar, empieza a enumerar los elementos que requieres incluir en tu control. Ponle un título a tu control, y asócialo a una clave. Diseña filas y columnas en las que contengas los datos de  tu control, las filas y columnas te permiten tener una forma organizada de lo que necesitas, experimenta si te es mas practico poner los datos en la columna o en la fila. Te recomiendo que tu control sea lo más sencillo posible, no puedes tener todo en un solo control, a veces es mejor tener varios, en ellos puedes registrar cada parte del proceso o información que quieres controlar, y luego puedes diseñar un formato que concentre todo.  Visualiza como llevaras el control, se trata de simplificar no de hacer más pesado el trabajo.

5.    Tu formato debe ser claro y preciso, agrégales todos los datos que se necesita para tener el control de lo que quieres controlar, como por ejemplo, fechas, unidades, conceptos, responsables, firmas, define cada cuando harás los registros, etc.

6. Para poner un mejor orden, si es el caso que  utilizas las herramientas informáticas, te recomiendo que a cada archivo lo nombres con el título de tu formato, y le agregues en el nombre un número, una letra o una fecha para identificar que versión de tu formato, te sugiero que cada que cada vez que te sientes a hacer una modificación lo hagas en una nueva versión, para que tengas el control de los cambios  que vas haciendo en el diseño.

Estas son algunas ideas sencillas que puedes empezar a aplicar a la brevedad, en verdad son sencillas, sin embargo, te llevará tiempo diseñarlas ya que al principio no es fácil, sino estas acostumbrado a hacerlo, pero con la práctica cada día te será más fácil., y encontraras nuevas ideas o métodos para hacerlos. Ten paciencia y avanza a tu ritmo, sin embargo, piensa que entre más pronto establezcas tus controles, así también más pronto podrás aplicarlos.

Te deseo suerte en esta tarea y te invito a compartirlo si crees que le es de utilidad a alguien que tu conozcas; además si tienes dudas, preguntas o comentarios te exhorto a hacerlos, con ello me ayudas a ayudarte.