En seguimientos a mi artículo anterior, de “6 tip`s para que tus instrucciones se ejecuten”, y dada la relevancia que presenta el que las instrucciones que des en tu negocio se lleven a cabo, tal como lo quieres tú, te agrego otros tips que complementan los anteriores, y que puedes llevar a la practica para tener el control de tu empresa.

Como te comentaba anteriormente, las instrucciones que giras deben ser claras y precisas; debieras especificar a cada uno de tus empleados que esperas, de él y del trabajo, cuando das una instrucción; proporciona a tus empleados todos los medios que se necesitan para llevar a cabo su trabajo; procura dar por escrito tus instrucciones; y has seguimiento a los avances que se vayan teniendo. Ahora, te agrego otros tip´s que te pueden ser de utilidad.

Primero.– Una parte fundamental en todo negocio, es la comunicación que existe entre los empleados y el jefe, por lo que te sugiero establecer canales claros de comunicación, por ejemplo para el seguimiento de las actividades que deben desempeñar tus empleados, realiza reuniones de trabajo periódicas con cada área específica de trabajo para tratar los asuntos relacionados con esa área, así por ejemplo puedes hacer reuniones semanales para hacer el programa de trabajo de la semana.  Estas reuniones deben ser breves, no más de una hora, pero sustantivas. A la semana siguiente, en la sesión haz un seguimiento de los acuerdos y de los avances que se van teniendo.

Segundo. Además, de estas reuniones por áreas, procura reunirte con todas las áreas en un periodo más espaciado, por ejemplo una vez cada bimestre o trimestre,  con el objeto de definir directrices en conjunto para toda la empresa, y asegúrate que todos caminan y entiendan que así lo deben hacer, en la misma dirección.  Estas reuniones retroalimentarán las metas como empresa. Si estas reuniones no es posible hacerlas con frecuencia, indiscutiblemente, estas reuniones se deben hacer por lo menos una vez al año.

Tercero – Asegúrate que todo lo que se trate en las reuniones, quede establecido por escrito, esto implica que tanto tú como tus empleados anoten, ya sea en una libreta o en algún medio electrónico, sus notas de la reunión, sus tareas y los acuerdos. Es importante que en estas notas se fechen y se indique quien asistió a la reunión para dejar constancia de los hechos. Antes de terminar la reunión, hagan una breve revisión de lo que trataron y de los acuerdos que establecieron.  Archiva tus acuerdos y notas de las reuniones, te serán de utilidad en el futuro.

Cuarto:- Todos los acuerdos que establezcas con tus empleados deben ser claros y lo más específicos posibles. Te sugiero definir una fecha para cuando deban estar concluidos, así como quien o quienes serán los responsables de llevarlos a cabo. En caso, que se tome un acuerdo en el que resulta implicada un área o persona que no estuvo en la reunión, es importante comunicarle a esa persona que tiene una tarea, e invitarlo a la siguiente reunión para hacer el seguimiento.

 Quinto..- Las reuniones con los empleados deben programarse con anterioridad, salvo en los casos de emergencias o imprevistos, es decir, fecha, hora y lugar. Las reuniones deben iniciar a la hora marcada, por respeto a todos y para no perder tiempo, considera que es el tiempo de tu empresa.  Cada reunión debe iniciar con un orden del día, por lo que en la programación de cada reunión deberá establecerse un orden del día, es decir, los temas a tratar, así como quien debe estar en esa reunión. Esta labor la puedes hacer tú, o auxiliarte de alguien para organizar toda la logística que implica la reunión. En caso de cancelación, avisa a todos, y reprograma. Tú debes ser el primero en llegar a la cita.  Las reuniones deben ser lo más breve posible.

Sexto– Al inicio de la reunión, pasa un papel a los asistentes para que anoten, algún tema que quieran tratar adicional al tema del día. Tu valuaras si lo desarrollan ese día, o lo programan para la siguiente reunión. Con ello, abres la posibilidad de mayor participación por parte de tus empleados, y ellos se sentirán propositivos y escuchados, te recuerdo que el recurso más valiosos que tiene tu empresa son tu personal, sin ellos, no puedes desarrollar el trabajo objetivo de tu negocio.   Además estos papeles es una oportunidad, de conocer las inquietudes de tu personal.

 Como podrás darte cuenta, estas recomendaciones son muy sencillas de seguir, y en la medida que las apliques te darás cuenta que las vas incorporando como un hábito positivo, no como una perdida de tiempo; pero  además, te cercioras que las cosas se lleven a cabo en las condiciones que tu esperas, es decir, tienes el control de tu empresa. Estas reuniones, sirven también para retroalimentar las ideas, y para hacer fluido el trabajo, y sobre todo para consolidar  equipos de trabajo en tu empresa. Todo lo anterior, puede  asegurarte tener en general y en particular, mejores resultados y que tus instrucciones se cumplan.

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