Cómo llevar el registro de tu caja?

437830,1310574359,1Una de las tareas cotidianas en las empresas es llevar el control de la entrada y salida de la caja, pero me han preguntado cuál es mejor control, o cómo llevar el registro diario del dinero de la caja. Si te has identificado con éste tema, sigue leyendo ahora te doy algunas respuestas, que orientaran tu quehacer diario.

 ¿Cuál es el mejor registro para mi caja?

1.- Para mí, el mejor registro es el que funciona, el que tiene la información que necesito, el que ésta actualizado y tiene el detalle que requiero.  Se trata de llevar para las necesidades del negocio el mejor registro para el control del dinero.

2.- El mejor control es que para empresario o emprendedor representa la forma más simple y sencilla  con continuidad y disciplinada.

3.- Un registro que puede ser una hoja de excell,   un cuaderno o  un sistema sofisticado, todo dependiendo del tamaño de tu negocio y/o de tu propia capacidad para hacerlo.

 4.- Recuerda éste registro, no es para pasar un examen, es un control que tú tienes para conocer los movimientos de tu negocio, por eso es sólo para ti.

5.- Para tu negocio, el que lleves el registro de tu caja,  significa que es un control que necesitas para conocer y tomar decisiones relacionadas con tu negocio, por eso, es importante que ésta tarea la lleves tú, o alguien de tu confianza, pero sobre todo, es importante, que consideres que éste no es un trabajo del contador, es un trabajo fundamentalmente para apoyar la administración y dirección de tu negocio.

6.- Antes de continuar, te comento que el control de la caja es un flujo de dinero, a diferencia del presupuesto o plan financiero, que es un control de lo que se estima se tendrá de ingreso y de gastos,  independientemente, si se cuenta con la disponibilidad o no de dinero.

¿Cuál es el mejor contenido para el registro de mi caja?

 El contenido de los registros de la caja es una situación muy particular de cada uno de los negocios, y  dependen de la propia naturaleza de la empresa; sin embargo de forma general, todo control del registro de los movimientos de dinero debieran contener, las  siguientes características:

 1.-  Ser lo más claro posible, de tal forma que sea entendible y que contenga toda la información importante, tal como títulos, fechas, conceptos, descripciones o detalles y/o observaciones; y que ésta información sea fácil identificarla.

2.-  Diferenciar de forma muy específica los ingresos de los gastos, uno significa entrada de dinero y otro salida de dinero

3.- En los conceptos, ya sea de ingreso o gasto, es importante identificar agrupaciones por temas o por naturaleza  del movimiento, ya sea de ingreso o de gasto, incluyendo los subtotales y/o totales.

4.- Contener los saldos inicial del periodo, así como del fin del periodo.

 ¿Cómo llevar el registro de la caja?

1.– Si todos los días llevas el control de los movimientos de tu negocio, podrás ir generando la información semanal, mensual y anual.  De tal forma que cuentes con el historial de movimientos de tu empresa.

2.- Así como el contador tiene la clasificación de sus cuentas contables, tu como administrador de tu negocio, puedes hacer tu catalogo de los conceptos que requieres tener, por ejemplo, ingresos por venta de bien “a”, del bien “b”  o del tipo de servicios  “a”, o servicios “b”; o grupo de artículos o productos de tipo “a”, o de tipo “b”; esto es de acuerdo a las características de tu negocio. Lo mismo para los gastos.

3.- Diseña tu control  en un cuaderno o de preferencia en una hoja de excell, ya que éste es una herramienta que te permite hacer operaciones, y además incorporar información a otros controles.  Si desconoces el manejo de excell, es tiempo que lo conozcas, te ahorraras mucho tiempo y  esfuerzo.

4.-  Has las pruebas y  poco a poco encontraras el mejor reporte, son las pruebas del sastre, hasta que te quede a la medida.

 Llevar el control de la caja, es decir, las salidas y  entradas de dinero en los negocio, es un control básico y fundamental que todo negocio debe tener. Del resultado de éste control, podrás ver con cifras, como yo digo, los números te hablan y te dicen como va tu negocio, y te dan la pauta para que tomes decisiones.  Si estas interesado, con gusto te puedo proporcionar una  guía para llevar el control del dinero de tu negocio, sólo has contacto conmigo y te envío gratis.       Si este artículo ha despertado preguntas o comentarios los puedes dejar en el sitio de Pymedestreza en la liga https://pymedestreza.com . Si crees que el contenido le puede ser de utilidad a alguien, por favor compártelo. También te comento que en el blog https://pymedestreza.com/blog/ podrás encontrar otros artículos que pueden ser de tu interés y de utilidad.

Facebook
Twitter
LinkedIn
Pinterest

Comments

  1. Hola, abri un nuevo negocio de ropa y quisiera me compartieras el archivo que tienes para control de caja.
    Mil gracias, son muy buenos tus articulos.

  2. Voy a emprender un negocio…he leído tus artículos y el leerlos me ha dado mas ganas de llevarlo a cabo.Yo me encuentro entre las miles de personas que quieren capitalizar el paro que les queda…y se que habrán gastos que como bien comentas serán muchos.
    Aquí en mi país…nos dan cursos sobre financieras y costos….precisamente mañana acudo al primero…y esperó enterarme y me lo expliquen bien.
    He leído tu argumento…pero no entiendo la manera de calculo.
    Gracias y ya te iré contando.

    • Avatar for Erendira Erendira Hernández. : septiembre 23, 2014 at 8:50 pm

      Hola Lola:

      Gracias por contactar. Me preguntas sobre la forma del cálculo, me parece que de entrada todo el argumento inicia con hacer el registro, con las características que comento en el artículo, y una de ellas, es que en tus registros les agregues las fórmulas que requieres, por ejemplo, es importante sumar los ingresos, ya sea primero en subtotales, por ejemplo por venta de cada una de las lineas de producto, y luego hacer la suma total; así también con los gastos, éstos los puedes agrupar por temas, por ejemplo, los gastos de oficina, los gasto de materia prima, los gastos de sueldos, etc. y luego tener la suma. Al tener la suma de ingreso y gasto, lo primero que tienes es su comparación, si los ingresos son mayores, estas en buenas condiciones, sino es así, es decir que los gastos son mayores que los ingresos, quiere decir, que estás en déficit, y tienes que tomar decisiones. A tus ingreso también les puedes agregar el dinero con que iniciaste el periodo, y luego sacar el saldo de mismo periodo, esto es saldo inicial, mas ingreso, menos gasto obtienes el saldo al final del ejercicio, y con ello has formado tu flujo de caja.
      Entonces es importante, que identifiques los resultados que quieres medir, para que vayas construyendo tu base de datos que te proporcione el insumo para identificar las variables que vas a medir.
      Te deseo suerte, y espero que me sigas compartiendo tu experiencia : por cierto cuál es tu país?
      Un saludo y espero que esta respuesta te sea de utilidad

  3. Hola tengo dos meses con una panaderia me gustaria me pasaras la plantilla del ejercicio ya que quiero ver en que se esta fallanfo o si el porcentaje de ganancia es muy poco ya que el pan lo revendo ya que es un buen pan y me dan precio de familiar.Bueno quisiera saber que puedes aconsejarme al respecto

  4. Hola, entre a un negocio de ventas de temporadas, juguetes, navidad, escolares, etc. Se vende de todo y es un negocio que se estaba por ir a quiebra por deber alquiler, deber a proveedores, falta de mercaderias, y no se vendia casi. Y soy socio de la mitad del negocio me gustaria que me ayudaras a levantarlo y poder obtener la » guia de llevar el control del dinero de tu negocio» ya que estoy encargado de la caja

    Saludos

  5. Hola buen dia,puse un negoco hace un mes,necesitaría la plantilla para la caja diaria y mensual entradas y salidas,desde ya muchas gracias,daniel

  6. Hola buen dia,puse un negoco hace un mes,necesitaría la plantilla para la caja diaria y mensual entradas y salidas,desde ya muchas gracias

  7. Hola buenas tardes ,tengo un negocio de servicios y leí sus artículos justamente buscando una planilla y me parecieron muy interesantes, sencillos de entender y quisiera ver si me puedes enviar la planilla de gastos diarios, desde ya mis agradecimientos

  8. Avatar for Erendira Fabiola Pardo Diaz : noviembre 28, 2020 at 11:54 pm

    Buen dia quisoera conocer el archivo de control de gastos

    • Hola Fabiola, disculpa la tardanza en responder, te comparto que estoy actualizando el contenido del blog, y preparando material para compartir con mis seguidores; además de cursos en línea con los temas del blog. En particular, estoy actualizando la guía para el control de la caja, tan pronto lo tenga, con gusto te la comporto Gracias por tu contacto. Un saludo

Comments are closed.