Recientemente he coincidido en situaciones de desenfado y desdeño de directivos, por tener que abordar el tema de revisión o documentación de las distintas actividades que se realizan en sus negocios.

 

¿Por qué menosprecian la documentación de los procesos?

1.- Sólo ven papeles que se elaboran por un requisito. ¿qué consecuencia puede tener documentar lo que hago, si ya lo sé hacer?, es una de las preguntas constantes.

2.- Lo ven como un trabajo sin sentido, que implica una carga,  y  generalmente se archiva y nadie lo consulta.

 Ahora, me gustaría compartir el otro lado de la moneda, es decir, cuál es el lado positivo, te sorprenderá.

 ¿Qué beneficios puede proporcionarte organizar y documentar tus procesos?

1.- Hacerlo no es una invención loca de alguien, su sentido se entiende cuando se trata de homogeneizar lo que se hace, esto es, que las cosas se hagan con los mismos pasos. Imagina la producción en serie donde cada trabajador hiciera el proceso a su manera, pues sucede lo mismo en los procesos de las áreas de servicios y administrativas.

2.- Cuando se integra por primera vez, se trata de tomar lo mejor de cómo lo hace cada quien, y llevarlos a ser eficientes, es decir, de la forma en que ahorre tiempo y esfuerzo.

3.- Sí se trata de revisarlos, es para adecuarlos a nuevas circunstancias, además de abrir la posibilidad de mejorarlos.

3-.-Cuando llega un nuevo empleado, no sirve que invente, sí ya se ha experimentado cómo se hacen las cosas. Así la capacitación se hace más sencilla, y siempre tendrá la posibilidad de consultar los documentos. Imagina el tiempo que puedes desperdiciar, repitiendo lo mismo.

 4.- Además aumentas calidad, y evitas desperdicios, errores y contratiempos, que tal vez en corto, no te parezcan importantes, pero que sumando se traducen en pérdidas para ti.

 

En suma, organizar y documentar tus procesos significa hacer más con menos, es decir, la mejor forma de hacer las cosas con mejores resultados; sin dejar de lado las mejoras. Piensa lo que significa tener una fuga constante de tiempo y esfuerzo, que se traduce en dinero.

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